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#Notas How To: Hacer un concierto o festival en México.Parte 1 de 3

Todos están más que emocionados por el festival del EDC, de que si van a ver a todos los DJ´s, o la neta si solamente se van a poner una peda estúpida que les durará la cruda una semana y media, aún así, da la casualidad que en los últimos meses, cada vez vemos surgir a "Más y nuevas productoras" que prometen traer a todos los DJ´s internacionales que esperamos y a organizar las fiestas de tu vida (así como medios piteros publica memes), pero viene a mi cabeza la pregunta.

Realmente tienen una idea de lo que conlleva realizar?, y si no aquí te lo contamos, basado en experiencias donde hemos colaborado y/o organizado en shows como Boys Noize, Dash Berlin, Armin Van Buuren, Metropoli Carnival, etc.

-------ADVERTIMOS QUE ESTE HOW TO ES MERAMENTE BASICO Y SU INTENCION ES PARA DESPEJAR DUDAS BASICAS Y NO COMO UNA GUIA PARA VOLVERTE RICO DE LA NOCHE A LA MAÑANA ORGANIZANDO CONCIERTOS ELECTRONICOS-------

Paso 1) Inversión:
LOTS OF IT!, y en serio demasiado, claro depende de lo que vayas a hacer y con quien lo harás, es decir para organizar a Boys Noize necesitamos de aproximadamente 950 mil pesos, para Armin 13 millones (según cifras "oficiales"), por lo que dividimos de la siguiente forma todo:

Inversión A - Talento /  Venue (el costo de ambos se debe sumar y dividir el costo de ambos debe representar del 20 al 30% de tu aforo total en venta de boletos para que puedas ser costeable al menor costo posible)

Inversión B - Impuestos
En México y en otros países existen actualmente impuestos para la realización de eventos, la verdad es que el costo varia depende al tamaño tanto de tu concierto como de tus relaciones públicas, ya que siempre sale que si la SACM, SOMEXFON, o protección civil, etc a cobrar y como realmente no hay leyes que regulen al 100% la organización de eventos en nuestro país estos pueden representar desde 35 mil hasta 150 mil pesos, pero no más de eso.

Inversión C - Publicidad 
El gasto en publicidad es variado de cada evento, con tantas redes sociales es más fácil alcanzar una viralidad potente en poco tiempo a los tiempos de antes, la intriga sobre si gastar en publicidad tradicional (poster, flyer, etc) a solo online, es básica sobre todo si el público al que te dirijas, es muy curioso pero en ocasiones es más efectivo un poster o un flyer que un post pagado en FB, solo si esta en verdaderos puntos de atención de tu cliente, la verdad es que nosotros optamos por intercambios con medios por notas y accesos a nuestros eventos, es más efectivo.

Inversión D - Sueldos /Personal 
Un error garrafal en la organización de eventos es que el organizador no fija un sueldo por su trabajo (muchas veces el organizador no es el dueño ni del 10% pero gana como tal), es decir al usar un esquema de inversión o de terceros, deberías fijarte un sueldo por el trabajo que realizas, este costo es independiente a lo que generes como ganancia del mismo, y que si tu evento no funciona "ya no te quedaste sin nada" y perdiste todo tu dinero, los venues en México son all included, en su mayoría, cuando no es así esto es lo básico que necesitarías para cubrir una operación de un evento de 1000 personas.

Staff de Seguridad:
Jefe de Seguridad: $1,000 - $2,500
Elemento de Seguridad: $150 - $850 (Promedio $300) necesitas 10 de estos para 1000 personas = $3,000
Jefe de Barras: $800 - $1,600 (el encargado de checar que no te roben chupe y dinero en barra)
Bartender $500 - $800 (dos por barra)
BarBack  $200 - $400 (recoje vidrio, limpia la barra, ayudante general de barra) (2 por cada tender)
Meseros Solo propinas - $500 La verdad es que la mayoría de personas en eventos ganan solo por propina (He aquí explicaciones de por que son como son), esto es variado y opcional hay eventos donde no son necesarios.
Limpieza $1,200 - $5,000 depende tamaño, tiempo y que tan sucio dejas.
Ingeniero de Audio: $2,500 - $10,000
VJ: $500 - $3,500
Stage Manager: $1,500 - $3,000
Hospitality: $7,000 (incluye costo de van y chófer por día )
Jefe de producción: $1,000 - $5,000
Runners, staff genérico: $500 - $800

Aclaro que esto es lo básico de personal, mientras más grande y más operación, existen mucho más cargos y más personas involucradas.

Inversión E Hospedaje / Vuelos 
Bien, ya pagaste el artista, tu personal está llegando, pero de pronto te das cuenta que la agencia te deja una "sugerencia" (O lo haces o no viene el artista), sobre que tu artista solo se puede hospedar en el Hotel W así que es importante que tengas claro que una buena parte de la inversión debe ir dirigida y apartada a este punto, ya que las necesidades de cada artista son únicas, de entrada el traslado suele ser aéreo en clase ejecutiva o primera clase, y hospedaje en Hotel 5 Estrellas (incluso para talento nuevo)

Inversión F Audio /Refuerzo / Visual
De acuerdo a tu tamaño de lugar, acústica es tu espectro de gasto en audio, siempre es bueno tener alguien en tu equipo que sepa de ingeniería de audio, ya que muchos promotores tienen la estúpida idea que un chingo de bocinas es igual a un chingo de audio, la verdad es que conociendo de marcas y un poco de ingeniería, haces magia en este punto, ya que con mejor posición y niveles puedes mejorar o empeorar totalmente tu evento.
De igual forma, iluminación no significa luces robóticas y laser de puntitos verdes (muy corriente y ya muy visto) una iluminación impresionante, los LED son caros pero pueden hacer que no necesites más, y los spot de iluminación y máquinas de humo pueden hacer que tengas un ambiente oscuro y efectivo, checa que equipo vas a rentar, y busca un ingeniero no es muy caro y te salvará la noche, investiga como programas como Resolume, Titan, pueden hacer que tu evento destaque por el simple hecho de tener una producción visual que realmente va con el concepto del evento.

Booking:
Dejando de largo la inversión, el proceso para conseguir un artista es muy fácil y sencillo (ahá), la verdad es que viene aquí otra vertiente que es el Booking, el cual es la tarea (estresante, muy estresante) de tener la línea de comunicación entre el agente, agencia o artista y organizador, para cuadrar la fecha de tu evento con la agenda del artista a nivel mundial.

Todos los artistas están en diversas agencias, algunas incluso por territorios, la oportunidad de que un artista venga a tu evento tiene que ver con 3 variables:

A) Touring Disponible en tu continente:
Si Seth Troxler está teniendo una impresionante temporada en Europa es poco probable que venga a tu país si estás del otro lado del mundo, ya que son días que ellos demoran y pierden en traslados, que pueden significar pérdida de eventos importantes o festivales, esto va de la mano si el label o agente, tiene una idea sobre el público (fan base) en tu país y si debe ser o aún no el momento de explotar ese público.

B) Oferta
Tu oferta compite en todo el mundo, y contra otros promotores, este negocio de "billetazos" ha ocasionado que escenas como la de nosotros pierda noción real y traigan por traer artistas, las ofertas inician por muy barato el talento con una agencia en 2,000 usd, el tipo de cambio es al de tu moneda, los artistas EDM andan arriba de los 30 mil usd y hasta los 400 mil, recuerda que si no tienes el dinero a la mano y disponible no debes ofertar o te toca Blacklist, que es nada más que un puntito negro en tu nombre que causa que no te contesten ni el teléfono al no ser nada serio en el negocio, por mucho que el booking y agencias sea mundial es un mundo super pequeño y donde todos se conocen, los eventos claves para cerrar negocios:
WMC Miami
ADE Amsterdam
las agencias más grandes son: AM ONLY - Windish - WME
Ahi puedes ver que DJs tienen disponibles para venir a tocar a los XV de tu prima o a tu festival mas grande que el EDC y el Ultra juntos en Xochimilco.

Un tip es llegar con el label, ya que negociar con ellos es más fácil que con un agente tercero, pero para este punto ya debes de tener camino recorrido en esto de la organización de eventos nocturnos.

C) Historial y/o cantidad de fechas
Debes comprender que por más pasión que tengas a esto, todo es un negocio, donde los artistas del lado de las agencias son productos como Leche o Shampoo, no les conviene tenerlos parados en un país por días o visitarlos si solo van a hacer una sola parada, así que lo más común y probable es que te metan 2 o 3 artistas más como si fuera 2x1 o 3x1 en tu supermercado favorito, para que toque en tu país, y/o también el requerimiento de pago de 2 fechas o 3 adjuntas a la tuya, mismas que puedes revender u organizar en otros estados de la república, lo que ganes a partir de este punto es tuyo y confidencial, como dato adicional los precios de artistas son prácticamente herméticos y confidenciales, a veces hasta personales, no se debe compartir está información con nadie y mucho menos publicarlo en redes sociales.

Hasta aquí la primera parte de esta nota, ya veremos la segunda el desarrollo del evento y ejecución y la 3 con los tips oscuros y los tratos no tan morales pero legales que se realizan en estos eventos.

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